Una declaración es lo que le corresponde a una persona en un período. Un flujo de aprobación añade una revisión antes de ese pago: las declaraciones se congelan, las revisan las personas que designes, se aprueban y solo entonces se marcan como pagadas. Los pasos se configuran una vez y después se repite el mismo ciclo cada período.
👋 Antes de empezar: esto lo configura un administrador, en Esquema de compensación → Flujo de aprobación. Ahí hay dos cosas independientes y necesitas las dos: los pasos y el interruptor que activa el flujo. Guardar los pasos no activa nada.
Esto es lo que se cubre en este artículo:
Dos Flujos en una Misma Página
La página Flujo de aprobación contiene dos flujos independientes, uno junto al otro.
Validación de compensaciones se aplica a las compensaciones individuales, antes de que lleguen a una declaración. Es el flujo que deja una compensación como validada, y una compensación validada ya no se puede ajustar.
Aprobación de Declaraciones, a la derecha, se aplica a la declaración completa antes del pago. Ese es el que cubre este artículo. Cada flujo tiene su propio interruptor, sus propios pasos y su propia previsualización, y activar uno no hace nada sobre el otro.
💡 Consejo: la previsualización de cada tarjeta es la forma más rápida de saber cuál de los dos estás mirando: enumera los pasos y los aprobadores de ese flujo en orden.
Configurar los Pasos de Aprobación
En la tarjeta de Aprobación de Declaraciones, haz clic en Configurar pasos. Se abre el diálogo de Configuración de validación manual con los pasos tal y como están.
Un flujo puede tener un solo paso o tantos como pida tu política. Cada paso es una Condición y un Aprobador.
La condición decide cuándo se aplica el paso. Con Siempre la aprobación se pide siempre. Las demás opciones dependen del valor de la compensación —mayor que, entre dos valores o menor que— y al elegir una aparecen los campos para los importes.
El aprobador puede ser el Destinatario de la compensación, el Gerente de Equipo del equipo de esa persona, Qualquier Administrador o alguien concreto que designes.
Cada paso incluye además dos opciones:
Necesario antes de seguir con los siguientes pasos: a los aprobadores posteriores no se les pide nada hasta que este paso esté completado.
Permitir al aprobador ajustar el valor de la compensación: el aprobador puede modificar el importe de la compensación, algo que el propio diálogo describe para resolver problemas de datos, errores o necesidades concretas de ajuste.
Usa Añadir paso para añadir más pasos y después Guardar configuración de validación.
Una configuración habitual son dos pasos: primero el Gerente de Equipo, marcado como necesario, y después Qualquier Administrador.
Activar el Flujo
⚠️ Guardar no es lo mismo que activar: Guardar configuración de validación guarda la configuración y nada más. El flujo empieza a aplicarse solo cuando accionas el interruptor de la parte superior de la tarjeta de Aprobación de Declaraciones. Al activarse aparece una confirmación. Es lo más fácil de esta página de dar por hecho sin haberlo hecho.
Congelar el Período Antes de Revisar
Ve a Declaraciones en la barra lateral izquierda. Las tarjetas de la parte superior son el ciclo de vida —Pendiente de aprobación, En revisión, aprobada y Pagada— y cada una contiene la acción que mueve las declaraciones a la siguiente.
Cuando el período está cerrado y vas a revisarlo, usa Marcar como en revisión. Dolfin te pide que lo confirmes y te dice qué cambia: se desactivan las actualizaciones automáticas de esas declaraciones y cualquier actualización de una compensación tendrá que aceptarla un administrador antes de aplicarse. El estado pasa de Pendiente de aprobación a En revisión.
Esa congelación es justamente el sentido del paso. Los importes dejan de moverse mientras revisas, así que lo que apruebas es lo que has visto.
🔍 Conviene hacerlo antes: haz los ajustes de compensación antes de marcar el período como en revisión, no durante. Es la misma regla de orden que se aplica a la validación: primero se cambian los números y después se bloquean.
Revisar y Aprobar
Cuando las declaraciones están En revisión, haz clic en Revisar en esa tarjeta. Te lleva por las declaraciones que esperan tu aprobación, una a una, con las compensaciones que componen cada total y el histórico de esa misma persona en meses anteriores como contexto.
Cuando una declaración es correcta, apruébala. Puedes dejar un comentario junto a la aprobación o aprobarla sin comentario. Su estado pasa a Aprobado.
En la tabla, la columna de aprobaciones muestra cuánto ha avanzado cada declaración dentro del flujo —0/2 cuando hay dos pasos configurados—, de forma que ves qué queda pendiente y de quién.
Marcar como Pagado
Una vez aprobada la declaración y procesada realmente en la nómina, usa Marcar como pagado. Deja constancia de algo que ha ocurrido fuera de Dolfin, y por eso va al final y es una acción aparte de la aprobación.
💡 Consejo: elige un momento fijo del ciclo para marcar las declaraciones como en revisión —el día después del cierre del período, por ejemplo— y respétalo. El flujo sirve tanto como sirva el momento en que congelas los números.